La descripción del puesto, como su nombre bien lo indica, es el resultado de obtener información sobre las necesidades específicas de un puesto dentro de la organización y describir en papel las funciones y responsabilidades que conforman a las diferentes áreas de trabajo, teniendo siempre como base la misión y los objetivos de la organización.
El análisis y descripción de puestos, según el experto Manuel Fernández Ríos, es la herramienta básica y primordial de la gestión y dirección de recursos humanos, también de la gestión y dirección empresarial, sin importar cuales sean los fines de la empresa, el número de miembros que la conforman o el nivel de tecnología disponible en la organización.
Se entiende entonces al análisis de puestos como el procedimiento para determinar las responsabilidades y obligaciones que requiere un puesto y el tipo de persona que se debe de contratar para ocuparlo.
De acuerdo a los expertos en la materia, los cuatro objetivos de la descripción del puesto son:
- Atracción de candidatos: describir el cargo y los antecedentes necesarios con el objetivo de atraer candidatos internos o externos para el empleo.
- Definición del cargo: con el objetivo de que el talento humano tenga un punto de referencia del nivel de sus funciones y responsabilidades con la organización.
- Capacitación específica del personal en su puesto y preparación para tener reemplazos.
- Referencia a la administración: especialmente para que los altos mandos identifiquen el alcance y nivel de responsabilidad que se espera de la posición de trabajo.
Diversas son las profesiones que ayudan a la organización durante el proceso, son principalmente la administración y la psicología, materia de estudio al momento de hacer un buen análisis y descripción del puesto.
La psicología industrial, basada en la psicometría, es una disciplina que apoya fuertemente a la organización al momento de hacer una descripción del puesto, ya que le brinda información importante sobre necesidades emocionales y psicológicas que deben considerarse para el trabajo.
Se puede concluir entonces que una descripción del puesto a prueba de balas debería cumplir con las siguientes características, teniendo siempre como base la identificación correcta de la misión y visión de la organización en concordancia con las necesidades del puesto:
- Título del puesto.
- Ubicación del talento dentro del equipo de trabajo, área específica y entorno organizacional.
- Mencionar a quién o quiénes deberá reportar.
- Áreas clave de responsabilidad y los resultados esperados.
- Objetivos a corto, mediano y largo plazo.
- Posibilidades de promoción.
- Formación y experiencia necesarias.
- Competencias requeridas.
- Aspectos de Cultura Organizacional
- Localización geográfica o reubicación.
- Sueldo y otros beneficios económicos.
Los expertos de NPAworldwide mencionan que, para lograr atraer a los candidatos correctos, se deben de tener en cuenta estos puntos básicos al momento de publicar una vacante: título de la vacante, ubicación de las actividades de trabajo, descripción del puesto, formación profesional y salario.
Para finalizar, los expertos recomiendan cinco pasos a evitar durante el proceso de análisis y descripción de puestos:
- Evitar el uso de lenguaje interno: exigir el conocimiento de terminología o procesos específicos internos resulta un sinsentido para los candidatos externos.
- No involucrar a todas las partes: identificar las necesidades del puesto y obtener la información necesaria se logra solamente mediante el apoyo de todas las áreas referentes a la posición; RRHH, gerencia de línea o colaboradores con funciones similares.
- Ser poco realista: la descripción del puesto debe ser siempre una representación lo más exacta posible de los antecedentes necesarios para desempeñar una función dentro de la organización, no un listado de múltiples cualidades que puedan servir a distintas áreas de la empresa.
- Uso de lenguaje discriminatorio: se debe evitar el uso de palabras o frases que puedan hacer que los candidatos se sientan rechazados y no se interesen en aplicar al proceso de reclutamiento. Esto puede ocasionar que la organización pierda la oportunidad de atraer al candidato idóneo.
- No hacer revisiones periódicas: las empresas y el mundo laboral están en constante cambio, la organización deberá hacer revisiones frecuentes de la descripción del puesto para adaptar los cambios que van siendo necesarios.